各行業的員工普遍都有用個人即時通訊應用程式如 WhatsApp 聯絡同事及客戶，尤其近年開始遙距工作，情況更見慣常。不過，投資銀行摩根大通（ JPMorgan Chase ）最近因此被美國監管部門罰款 2 億美元，因違反證券業法規。這張巨額告票雖然是給摩根大通，卻有忠告各行業的意味，在商業環境還是用專門的軟件，公私分明較合適。
摩根大通分別被美國證券交易委員會（ SEC ）及美國商品期貨交易委員會（ CFTC ）罰款 1.25 億美元和 7,500 萬美元，合共 2 億美元。這是迄今最大的相關違規罰款。銀行除了接受罰款，還要聘請遵守法規顧問，審查如何管理員工在個人裝置上的行為，以及提出改善建議。
使用個人通訊違規
SEC 調查發現，在 2018 年 1 月至 2020 年 11 月期間，摩根大通的員工經常用個人流動應用程式或通訊工具討論公司業務，包括短訊、 WhatsApp 、個人電郵等。外國傳媒的消息補充，涉及逾百人，從基層員工至高層主管都有，發出數以萬計繞過監控的訊息，內容包括討論約見客戶詳情、投資策略、巿場分析等。 CFTC 則說，該投行可能早在 2015 年已違反相關規定。
根據美國聯邦證券法例規定，員工無論是內部或與客戶的通訊，都需要記錄保存，目的是讓監管機構可查核，杜絕內幕交易、反洗黑錢等金融罪案。因此，金融機構都用電郵通訊，近年才新增專用的即時通訊工具。惟員工明知道通訊方式有監管，還是以身試法，顯然是貪方便，繞過官方工具。這亦屬於企業 IT 管理以外的範圍，無法將通訊資料完整上傳記錄及保留。
勿因貪方便
金融機構按法規記錄通訊內容，無可厚非。其他行業的員工，與同事、客戶也常用私人的 WhatsApp 通訊，實是平常事，特別是去年不少人在家工作，這種聯絡方式倒是最方便，而且已成習慣。然而，這方法屬於企業影子 IT ，尤其跟客戶聯絡，無法被追蹤，萬一發生爭議，雙方都難有保障。
雖然其他行業使用通訊軟件不受法規所限，但還是建議商業通訊往來應用上商業版即時通訊和協作平台，一來功能較豐富，如內容搜尋、查閱檔案等；二來有合適的數據安全保護，避免將個人和企業的通訊混為一團。